;?>

Feed Rss

SQL Server’daki Kayıtlardan ACCESS ile Hazır Rapor Oluşturma

05.13.2006, Makale, SQL Server, by , .

Şirketler, uluslararası rekabetin son derece önemli olduğu, hızlı ve doğru kararlar almanın, bunları uygulamaya geçirmenin hayati önem taşıdığı bir piyasada var olma mücadelesi vermektedirler. Bu yarışta bir adım önce geçebilmek için yeni teknolojilere, müşteri veriminin ve rekabet gücünü arttıracak yazılımlara ihtiyaç duymaktadırlar.Bu yazılımların arkasında çalışan veritabanı sunucularından biride SQL Server ‘dır.

Şirket yöneticileri veya birim müdürleri gün içerisinde sürekli değişen bilgilerin raporlarını isteyip bu bilgiler doğrultusunda farklı stratejiler belirleyip işleyiş ile ilgili kararlar alabilmektedirler. Raporları elle hazırlamak, hatta her saat onlara e-posta veya çıktı olarak vermek zahmetli ve sıkıcı bir iştir.

Aşağıdaki yer alan Şekil-1’de Query Analyzer ‘dan alınan bir sorgu bulunmaktadır.Makalenin sonunda Access ile aynı sorgunun oluşturulması, rapor olarak hazırlanması ve istenilen zaman aralıklarında e-posta olarak gönderilmesi detaylı bir şekilde anlatılmaktadır.

image001

Şekil-1

MS Office Yazılımının Professional Sürümlerinde MS Access Programı yer almaktadır. Normal kurulum yapıldığında Access programı da kurulum ile beraber gelmektedir.Access programını açtığımızda karşımıza Şekil-2’de yer alan ekran görüntüsü gelmektedir.

Aç menüsünün altında Yeni Dosya oluştur seçeneği seçilir.

image002

Şekil-2

Yeni dosya oluştur seçeneğine basıldığında Şekil-3’ de yer alan menü çıkar.Bu menüde Yeni veritabanı dosyasının nerede kaydedileceği ve dosya adı yazılır.

image003

Şekil-3

Veritabanı oluşturulduktan sonra SQL Server yer alan Table(Tabloları) seçilmeli ve bunlar oluşturulan veritabanına bağlanmalıdır. Tablolar seçilirken dikkat edilmesi gereken istenilen bilgilerin hangi tablolara yazıldığıdır. Çünkü oluşturulacak rapor veya sorgular ilgili tabloda var olmalıdır ki bilgiler alınabilsin.

image004

Şekil-4

Tabloları bağlarken dosya türünün belirtilmesi gereklidir. Bunun için SQL Server’daki kullanılan veritabanına bağlanılmalıdır. Dosya türüne basılır, ODBC Veritabanları( ) seçilmelidir. Şekil-5

image005

Şekil-5

Şekil-6’da Veri Kaynağının nereden seçileceği görünmektedir. Makine veri Kaynağı seçilir. Kullanmakta olduğunuz makinede var olan Veritabanları görünmektedir.

Eğer sizin kullanmak istediğiniz veritabanı burada mevcut değilse, eklemeniz gerekmektedir.

image006

Şekil-6

Çalışılmak istenen veritabanı bilgisayarda bağlı değilse Şekil-6 ‘da yer alan Yeni Butonuna basıldığında. Şekil-7’de yer alan Veri Kaynağı oluştur ekranı gelmektedir. Kullanıcı veri kaynağı seçilir ve ileri tuşuna basılır.

image007

Şekil-7

Şekil-8’de yer alan Veri kaynağının , hangi sürücüden oluşturulacağı istenir. SQL Server seçilir ve ileri tuşuna basılarak veritabanının bağlanmasına devam edilir

image008

Şekil-8

Şekil-9 ‘da veri kaynağına verilmesi istenilen ad ,tanımlamak istenirse açıklaması yazılır.Sunucu kısmına hangi SQL Server ‘a bağlanmak isteniliyorsa o sunucunun adı veya IP’si yazılmalıdır.

image009

Şekil-9

SQL Server’a bağlanılabilmesi için kimlik doğrulaması istemektedir. Şekil–10 ‘da gibi SQL Server ‘ın hangi kimlik doğrulama tipini kullandığının bilinmesi ve ona göre uygun seçim yapılıp kullanıcı adının girilmesi gerekir.

Bkz: SQL Server Güvenliği makalesinde kimlik doğrulama tiplerini ve daha fazla bilgiyi bulabilirsiniz.

image010

 
 
 
 

Şekil-10

Bağlı bulunan SQL Server üzerinde çalışan veritabanlarının listesi Şekil-11’deki gibi gelmesi gerekmektedir.

image011

Şekil-11

Şekil 12’de ise kullanılan dil seçeneği,para birimi,tarih v.b ayarlamalar yapılır.Son tuşu ile SQL Server üzerinde bulunan bir veritabanı bilgisayara bağlanmış olur.İstenirse Veri Kaynağı Sınanması ile doğru bir yapılandırmanın olup olmadığı da kontrol edilebilir.Şekil-13’de veritabanının geldiği görülmektedir

image012

Şekil-12

image013

Şekil-13

Şekil-14 ‘de veritabanına oturum açmak için kullanıcı adının ve parolasının girilmesi gereklidir.

image014

Şekil-14

Bağlantı sağlanıldığı zaman o veritabanında bulunan tüm tablolar gelmektedir.Burada kullanmak istenilen tabloların seçimi yapılır.Şekil-15’ de bu seçim görülmektedir.Parolayı kaydet seçildiği zaman o tablolar ile ilgili her işlem yapıldığında parolayı sorması engellenmiş olur.

image015

Şekil-15

Şekil-15’deki tabloların seçilmesi ve bağlanması tamamlandıktan sonra Tablolar bölümüne işaretlenen tabloların geldikleri görülür.Şekil-16

image016

Şekil-16

Dosya oluşturulması ve tabloların bağlanması tamamlandığına göre Sorguların, Formların istenilen diğer tüm işlemlerin oluşturulması aşamasına geçilebilir.

İstenilen raporlarda, olması gereken değerleri alabilmek için sorgular belirli sınırlamalara göre oluşturulmalıdır.

Sorgu menüsündeki, Yeni butonuna basılarak yeni bir sorgunun nasıl yapılacağını soran bir menü ile karşılaşılır Şekil–17.Tasarım görünümü seçilir ve tamam butonuna basılır.

image017

Şekil-“17

Sorguda kullanılacak tablolar ekrana gelir, almak istenilen raporda bilgisine ihtiyaç duyulan tablolar seçilir. Şekil–18

image019

Şekil-18

Tabloların seçiminden sonra bu raporda çıkması istenilen veya sınırlamaların hangi alanlara yapılması isteniyorsa, o alanlar tutularak sorgu menüsüne atılır.Şekil-19

image020

Şekil-19

Sorgu oluşturulduktan sonra gerekli sınırlamalar yapılarak istenilen bilgilere ulaşılabilir.

Şekil-20’de bu şekilde hazırlanan bir sorgu görünmektedir. Access de bir sorgu hazırlanırken bilinmesi gereken bileşenler ve alanlar aşağıda yer almaktadır.

image020

Şekil-20

Alan: Tabloda var olan alan adıdır.

Tablo: Sorguda seçilen tablodur.

Sırala: Order by komutunun yaptığı işi yapar.

Artan : sql dilinde ASC ‘ye denk gelmektedir.

Azalan: sql dilinde DESC‘ye denk gelmektedir.

Göster: Sorgu sonrasında alan adının gözüküp gözükmeyeceği buradan belirlenir

Ölçüt: Sorguda belirleyici koşullun yazıldığı yerdir.Şekil-20’deki kategori adı kısmında “Windows” yazan benzeyen bir değerin olup olmadığı ,ikinci koşulun ise 4 ve 4’den daha az puan alan yazarların olması koşulu istenmektedir.image021 butonu ise Sql dilinde sum(toplam) alınmasını sağlamaktadır.image022

butonu ile sorgu çalıştırılır ve Şekil-21’deki sonuç ekranı görünür.

image023

Şekil-21

Hazırlanan sorgunun sql cümleciği Şekil-22 ‘deki gibi görülebilir.image024

butonuna basarak SQL Göster seçilir ve Şekil-23’de yer aldığı gibi Sql sorgu cümlesi çıkar.

image025

Şekil-22

image026

Şekil-23

 

Raporlar menüsünden rapor oluşturarak istenildiği zaman çıktı veya e-posta ile sunumun yapılması sağlanır. Yeni tuşuna basılır ve raporun hangi seçenekle oluşturulacağı seçilir.

Şekil–24 ‘deki gibi Rapor Sihirbazı seçilir

image027

Şekil-24 

Raporda tablodan mı oluşturulan sorgudan mı alınacağı ve hangi olanların seçileceği Şekil-25’deki menüden yapılır

image028

Şekil-25

Daha sonra Şekil-26’dan gruplandırma düzeyi eklemek isteniyorsa eklenir, eklenmek istemiyorsa ileri tuşuna basılarak devam edilir.

image029

Şekil-26

Raporda herhangi bir alana göre sıralama yapılarak bir çıktı görüntüsü oluşturmak isteniyorsa bu menü yardımı ile yapılır. Şekil-27’de Puan Alanı azalan sıralama şeklinde yani rapor büyükten küçüğe doğru gelecek şekilde sıralanır.

image030

Şekil-27

Şekil-28’den Rapor yerleşimi, raporun yönü gibi ayarlamalar yapılabilmektedir.

image031

Şekil-28

Raporda kullanılacak stil belirlenir. Şekil-29

image032

Şekil-29

Rapora istenilen başlık verilebilir ve önizleme yapılır. Son tuşu ile rapor sihirbazı tamamlanmış olmaktadır. Şekil-30

image033

Şekil-30

Oluşan rapor Şekil-31’deki gibi görünmektedir.

image034

Şekil-31

Eğer oluşturulan sorgunun veya raporun e-posta ile gönderilmesi isteniyorsa

Makrolar menüsünden Yeni tuşuna basılarak gerekli ayarlamalar yapılır.

Eylem kısmından Nesne Gönder seçilir. Daha sonra nesne türü yani sorgunun mu , raporun mu gönderileceği seçilir.

Şekil-32’de ki gibi ayarlamalar yapılarak e-posta gönderimi sağlanılır.

image035

Şekil-32

Eğer Makronun otomatik olarak istenilen zamanlarda çalışması ve e-posta ile gönderilmesi isteniyorsa aşağıdaki adımlar takip edilerek bu işlem yapılır.

Şekil-33’de makronun kısa yolu oluşturulur.

image036

Şekil-33

Denetim masasında Zamanlanmış görevler seçilir.Şekil-34

image037

Şekil-34

Zamanlanmış görev ekleye basılır. Şekil–35 ‘deki gibi Görev sihirbazı başlar

image038

Şekil-35

Çalıştırılması istenilen programın seçimi yapılır.Eğer program menüde yoksa Gözat’tan makronun kısa yolu eklenir Şekil-36’da

image039

Şekil-36

Bu görevin ne sıklıkla çalışacağı günlük, haftalık v.b zaman aralıkları Şekil-37’deki gibi ayarlanır.

image040

Şekil-37

Görevin başlangıç saati. Çalışma sıklığı ve başlama tarihi Şekil-38’deki menüden yapılır.

image041

Şekil-38

Bu görevi çalıştıracak kullanıcı adı ve parolası yazılır Şekil–39.İleri tuşuna basılarak görevin tamamlandığı ekranı gelir ve son tuşu ile zaman çizelgesine eklenir.

image042

Şekil-39

image043

Şekil-40

Ayarlanan zaman geldiğinde makro otomatik olarak çalışır.Şekil-41’deki gibi ekran görüntüsü gelir.

image044

Şekil-41

Makro da ayarlanan e-posta adresine belirtilen zamanda e-postanın geldiği görülmektedir.

 

image045

Şekil-42

 

Sürekli raporlar alan departmanlara bu ayarlamalar yapılarak, hem işten, hem zamandan tasarruf yapılabilir. Raporun her gün tekrardan hazırlanması ve unutulup gönderilmemesi gibi sorunları ortadan kaldıracaktır. Ayrıca bu iyilik size arkadaşlarınız tarafından Kahve v.b şekillerde geri dönecektir 🙂

Bir sonraki makalede görüşmek üzere…

Ka®a

Mustafa Kara (1451 Posts)

Mustafa Kara, 1981 yılında Adana'da doğdu. Üniversite öncesi tüm öğrenimini Mersin'de tamamladı. Anadolu Üniversitesi mezunudur. İşletme Yüksek Lisansını (MBA) , Maltepe Üniversitesinde ve Bilgisayar Mühendisliği Yüksek Lisansını da Okan Üniversitesinde gerçekleştirmiştir. Eskişehir'de okuduğu yıllarda Anadolu Üniversitesi Bilgisayar Araştırma Uygulama Merkezi Bilgi işlem departmanında çalışma hayatına başladı. Üniversite sonrası İstanbul'da kendi iş dallarının öncü firmalarında görev aldı. Uzun yıllar boyunca BilgeAdam BTA ve Kurumsal‘da Sistem ve Network Eğitmeni, Kıdemli Danışman ve Birim Müdürü görevlerinde bulundu. Sonrasında COMPAREX Türkiye'de Teknik Müdür olarak çalışmıştır. Şu anda SimpliX Teknoloji Hizmetlerinde Bulut ve Güvenlik Çözümleri Direktörü olarak çalışmaktadır. Uzmanlık alanı olan Microsoft altyapı, yönetim ve iletişim ürünleri, Azure, M365 ve AWS bulut teknolojileri Veeam, Nakivo gibi yedekleme çözümleri ile sanallaştırma teknolojilerinde mimari düzeyde bilgi ve deneyime sahiptir. Ayrıca yeni nesil güvenlik çözümleri üzerine eğitim ve danışmanlık vermekte olup 15 yıldan daha fazla süredir birçok kişi ve firmaya binlerce saat teknik eğitim vermiştir. Kamu ve özel sektördeki kuruluşlara projeler gerçekleştirmiş ve bu projelerin bazıları Microsoft tarafında Case Study olarak duyurulmuştur. Türkiye'nin en büyük bilişim portallarında yazıları yayınlanmakta olup MSHOWTO Topluluk Lideri görevini üstlenmektedir. Üniversitelerde seminerler vermekte olup birçok teknoloji üreticisinin lansmanında uzman konuşmacı olarak yer almıştır. 2010 yılında çeşitli topluluklarda yapmış olduğu çalışmalar neticesinde Microsoft tarafından MVP ünvanına layık görülmüş olup günümüzde de bu ünvanı koruma başarısını göstermektedir. Sahip olduğu sertifikalar: MVP, MCT, AWS SA, Azure Administrator, Azure Security Engineer, Azure Solution Architect, MCITP, MCTS, MCDBA, MCSE+S+M, MCSA+S+M, MCDST, MCP, CCDA, CCNA, HP AIS, HP APS ve CompTIA A+'dır.


Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.